Guide

Så hanteras utlägg

Har du betalat något för egna pengar som föreningen ska ersätta? Då har du gjort ett utlägg. Här beskrivs hur du ska gå tillväga för att få rätt ersättning.

Föreningen ersätter endast följande:

  • Utlägg som styrelsen, ekonomiansvarig eller motsvarande godkänt antingen i förväg genom en avsatt budget eller efteråt genom ett särskilt beslut.
  • Brådskande utlägg (max 200 kr) som kassören/ordförande godkänt.

Observera att ersättning betalas endast ut för faktiska kostnader och upp till presenterad budget, och inom avsatt tid.

Använd våra mallar för

  • kvitton, om det ska skrivas för hand
  • kvittenser för att intyga att t.ex. depositionsavgifter lämnats eller återlämnats.

Begär separat kvitto

Blanda inte privata inköp med inköp till föreningen på samma kvitto. Gör istället två köp.

Fakturor kan betalas direkt av föreningen, så slipper du göra ett eget utlägg.

Spara kvittot och ta kopia

Spara kvittot, avtal och motsvarande i samma form (digitalt/papper) som du fick det för att kunna bevisa att köpet ägt rum. Allt detta behövs för föreningens bokföring.

Ta en kopia/bild som säkerhetskopia.

Fyll i utläggsblankett

Fyll i föreningens utläggsblankett med uppgifter om utlägget. Läs instruktionerna noga. Utskrivna blanketter finns i hurtsen i föreningsrummet (rum 12:014).

Lämna in blankett och kvitto

Lämna in ifylld blankett och papperskvitto till styrelsen/faddringens ekonomiansvarig och invänta godkännande.

Har du ett digitalt kvitto så skickar du uppgifterna i blanketten i ett mejl till föreningen tillsammans med kvittot.

Utbetalning

Kassören betalar ut din ersättning inom 14 dagar.

Utlägg

Vanliga frågor

Man kan se att den avsatta budgeten fungerar som en överenskommelse mellan dig och föreningen för hur mycket pengar du får spendera. Överstiger du den avsatta budgeten så har du gått utanför dina ekonomiska befogenheter. Därför ersätter föreningen inte mer än vad man kommit överens om genom budgeten.

Tycker du att budgeten borde ändras  så måste du samtala med budgetansvarig. Du får inte överskrida budgeten.

Kvittot måste innehålla följande för att vara giltigt för föreningens bokföring:

  • datum för köpet – när kvittot skapades
  • vad exakt som köptes
  • vilket belopp + moms
  • vem som är säljare (+ ev. köpare)
  • kvitto-/fakturanummer

Endast underlag som innehåller uppgifterna ovan fungerar som giltiga kvitton.

Exempel på sådant som inte fungerar som kvitton är

  • orderbekräftelser – de visar bara att säljaren mottagit din beställning, inte att den skickats, mottagits av kunden eller betalats
  • följesedlar – de visar vad som skickats med i ett paket, ej prisuppgifter
  • kontokortsslippar – de visar att ett kortköp gått igenom, inte vad som köpts
  • utdrag från bankhändelse i din internetbank – de visar inte vad köpet gäller.

Kontakta säljaren och be om en kopia på kvittot. Bra uppgifter att ha till hands är:

  • Vilken butik köpet skedde hos
  • Tidpunkten för köpet*
  • Totalsumman för köpet*
  • Om betalning skedde med kort: Vilket kortnummer som användes
  • Kvittonummer

* = Kan hittas i din internetbank

Begär alltid att få ett skriftligt kvitto. Kontakta annars säljaren igen.

Fyll i vår kvittomall, så kommer alla uppgifter med.

​Försök få ett separat kvitto från början.

Men om kvittot ändå innehåller köp som inte hör till utlägget, så kan det rättas. Dock får den ursprungliga uppgiften inte göras oläslig.

Gör så här:

  1. Stryk ett tunt streck över de artiklar som köpet inte gäller och ett tunt streck över totalsumman och skriv den rätta summan bredvid. Gör inget oläsligt!
  2. Ange vem som utfört rättelsen och datumet för rättelsen.

En depositionsavgift är en avgift som lämnas som pant, t.ex. i samband med att man hyr en lokal enligt ett avtal. Depositionen fås sedan tillbaka efter att man fullföljt avtalet, t.ex. återställt lokalen i befintligt skick.

Se till att du får en kvittens (ett intyg) på depositionen dels när du lämnat in den, dels när du får tillbaka den. Då blir det tydligt att allt skötts korrekt.

Använd vår mall för kvittenser.

Behåll kvittensen till föreningens bokföring.

Om depositionsavgiften inte betalas tillbaka, se till att få ett kvitto på att depositionen tagits som en betalning. Var noga med att kvittot anger anledningen till avgiften, t.ex. som ersättning för att en lokal inte återställts efter uthyrning.

Föreningen bokför maten som representation. Då behöver vi kunna visa för Skatteverket att det inte är ersättning för ett utfört arbete (att någon får mat istället för lön, d.v.s. en förmån), utan att man bjudit på mat för att upprätthålla en kundrelation.

Kan man inte visa att det är representation så måste personen som blivit bjuden på mat skatta för förmånen (ungefär på samma sätt som man måste betala skatt på den lön man får).

Hanteringen av kvittona måste vara smidig för föreningens kassör.

  • Kvittona ska vara snygga och prydliga och fästas prydligt på blanketten. Annars riskerar de att bli oläsliga och försvårar inskanning till föreningens digitala bokföring.
  • Använd tejp – häftklamrar försvårar skanning. Häfta dock bredare kvitton, som inte ryms i rutan, separat till blanketten.
  • Tejpa inte över någon text. Texten kan blekna bort!
  • Ett kvitto per blankett eller sida – underlättar tydlighet och senare inskanning. Glöm inte att bifoga returkvitton.
  • Långa kvitton ska vikas och fästas så att de kan vecklas ut lätt igen.

Besöksadress
Blåsenhus (Föreningsrummet – sal 12:014)

von Kraemers allé 1A

752 37 Uppsala

E-post
info@freud.se

Organisationsnummer
802450-2372

Swish
123 617 92 79

Plusgiro
63 99 99-2

För betalningar från utlandet
IBAN: SE06 9500 0099 6026 0639 9992
BIC: NDEASESS

Fakturerings- och postadress
Studentföreningen FREUD

c/o Institutionen för psykologi

Box 1225

751 42 Uppsala

Leveransadress
Studentföreningen FREUD

c/o Receptionen

von Kraemers allé 1E

752 37 Uppsala