Man kan se att den avsatta budgeten fungerar som en överenskommelse mellan dig och föreningen för hur mycket pengar du får spendera. Överstiger du den avsatta budgeten så har du gått utanför dina ekonomiska befogenheter. Därför ersätter föreningen inte mer än vad man kommit överens om genom budgeten.

Tycker du att budgeten borde ändras  så måste du samtala med budgetansvarig. Du får inte överskrida budgeten.

Kvittot måste innehålla följande för att vara giltigt för föreningens bokföring:

• datum för köpet – när kvittot skapades
• vad exakt som köptes
• vilket belopp + moms
• vem som är säljare (+ ev. köpare)
• kvitto-/fakturanummer

Endast underlag som innehåller uppgifterna ovan fungerar som giltiga kvitton.

Exempel på sådant som inte fungerar som kvitton är

• orderbekräftelser – de visar bara att säljaren mottagit din beställning, inte att den skickats, mottagits av kunden eller betalats
• följesedlar – de visar vad som skickats med i ett paket, ej prisuppgifter
• kontokortsslippar – de visar att ett kortköp gått igenom, inte vad som köpts
• utdrag från bankhändelse i din internetbank – de visar inte vad köpet gäller.

Om du lämnar tillbaka en vara och får pengar tillbaka så ska du få ett returkvitto.

Behåll returkvittot och bifoga det till originalkvittot. Då blir det tydligt att originalkvittot ska justeras.

Alternativt kan du rätta kvittot enligt samma principer som

Kontakta säljaren och be om en kopia på kvittot. Bra uppgifter att ha till hands är:

• Vilken butik köpet skedde hos
• Tidpunkten för köpet*
• Totalsumman för köpet*
• Om betalning skedde med kort: Vilket kortnummer som användes
• Kvittonummer

* = Kan hittas i din internetbank

Begär alltid att få ett skriftligt kvitto. Kontakta annars säljaren igen.

Fyll i vår kvittomall, så kommer alla uppgifter med.

​Försök få ett separat kvitto från början.

Men om kvittot ändå innehåller köp som inte hör till utlägget, så kan det rättas. Dock får den ursprungliga uppgiften inte göras oläslig.

Gör så här:

1. Stryk ett tunt streck över de artiklar som köpet inte gäller och ett tunt streck över totalsumman och skriv den rätta summan bredvid. Gör inget oläsligt!
2. Ange vem som utfört rättelsen och datumet för rättelsen.

En depositionsavgift är en avgift som lämnas som pant, t.ex. i samband med att man hyr en lokal enligt ett avtal. Depositionen fås sedan tillbaka efter att man fullföljt avtalet, t.ex. återställt lokalen i befintligt skick.

Se till att du får en kvittens (ett intyg) på depositionen dels när du lämnat in den, dels när du får tillbaka den. Då blir det tydligt att allt skötts korrekt.

Använd vår mall för kvittenser.

Behåll kvittensen till föreningens bokföring.

Om depositionsavgiften inte betalas tillbaka, se till att få ett kvitto på att depositionen tagits som en betalning. Var noga med att kvittot anger anledningen till avgiften, t.ex. som ersättning för att en lokal inte återställts efter uthyrning.

Föreningen bokför maten som representation. Då behöver vi kunna visa för Skatteverket att det inte är ersättning för ett utfört arbete (att någon får mat istället för lön, d.v.s. en förmån), utan att man bjudit på mat för att upprätthålla en kundrelation.

Kan man inte visa att det är representation så måste personen som blivit bjuden på mat skatta för förmånen (ungefär på samma sätt som man måste betala skatt på den lön man får).

Hanteringen av kvittona måste vara smidig för föreningens kassör.

• Kvittona ska vara snygga och prydliga och fästas prydligt på blanketten. Annars riskerar de att bli oläsliga och försvårar inskanning till föreningens digitala bokföring.
• Använd tejp – häftklamrar försvårar skanning. Häfta dock bredare kvitton, som inte ryms i rutan, separat till blanketten.
• Tejpa inte över någon text. Texten kan blekna bort!
• Ett kvitto per blankett eller sida – underlättar tydlighet och senare inskanning. Glöm inte att bifoga returkvitton.
• Långa kvitton ska vikas och fästas så att de kan vecklas ut lätt igen.